8 ứng dụng quản lý dự án tốt nhất hiện nay

1. Làm thế nào để bạn chọn một ứng dụng quản lý dự án?

Một ứng dụng quản lý dự án phải bao gồm tất cả các nhiệm vụ của nhân viên, ngày hoàn thành, mức độ ưu tiên và cập nhật trạng thái. Nó sẽ cải thiện giao tiếp tổng thể, cộng tác và khả năng đáp ứng thời hạn.

Lý tưởng nhất, ứng dụng quản lý dự án sẽ cho phép trò chuyện trực tuyến hoặc tin nhắn trong nền tảng để mọi thông tin liên lạc đều dễ dàng theo dõi (so với nhiều email nằm rải rác trên các tài khoản email riêng biệt của mọi người). Nó cũng sẽ cho phép nhóm của bạn tải lên các tệp như hình ảnh, video và tài liệu để giữ cho dự án có tổ chức.

Phần mềm cập nhật theo thời gian thực có thể ngăn ngừa sai sót khi người lao động trải rộng trên toàn quốc hoặc toàn cầu. Khả năng tiếp cận trên thiết bị di động có thể giúp các dự án tiếp tục tiến triển ngay cả khi nhân viên đang di chuyển .

Tích hợp với các công cụ tiếp thị, thiết kế, chức năng báo cáo, Google Workspace, v.v. cho phép nhân viên làm việc liên tục trong ứng dụng quản lý dự án mà không cần phải mở nhiều tab hoặc nhớ nhiều mật khẩu. Các chế độ xem khác nhau và các tính năng kéo thả tùy chỉnh có thể phục vụ cho phong cách làm việc của từng nhân viên.

Tất cả các ứng dụng quản lý dự án bên dưới đều bao gồm bản dùng thử miễn phí, cung cấp dịch vụ khách hàng đáp ứng và có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai của bạn.

Bài học kinh nghiệm chính: Tận dụng bản dùng thử miễn phí khi chọn ứng dụng quản lý dự án tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn . Nghiên cứu ứng dụng nào có tích hợp bạn muốn, phù hợp với ngân sách của bạn và trực quan nhất cho nhóm của bạn. Tìm một nền tảng đáp ứng nhu cầu của bạn hiện tại và trong tương lai có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và thậm chí là thay thế nhân viên.

2. 8 ứng dụng quản lý dự án tốt nhất hiện nay

Asana

Nếu bạn là một fan hâm mộ của Trello (mà chúng tôi đề cập bên dưới) nhưng cần nhiều tính năng mạnh mẽ hơn, Asana là một lựa chọn tốt. Asana cung cấp một hệ thống quản lý dự án tất cả trong một có thể theo dõi từng thành viên trong nhóm và tất cả các nhiệm vụ mà họ đang thực hiện. Nền tảng cập nhật theo thời gian thực để bạn có thể cập nhật các tác vụ, ghi chú, không gian làm việc và thẻ của đường dẫn dự án.

Asana cho phép bạn đặt quyền cho từng thành viên trong nhóm và các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ tài liệu dự án trong nền tảng để loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều email.

Chế độ xem dự án có sẵn

• Danh sách
• Tấm ván
• Mốc thời gian
• Lịch
• Tiến triển
• Các hình thức

Nguồn: Asana

Tích hợp

Asana tích hợp với hơn 200 ứng dụng, trong đó có 21 ứng dụng do Asana xây dựng để tích hợp liền mạch. Các tích hợp phổ biến bao gồm Google Workspace (trước đây gọi là G Suite), Microsoft Teams, Slack, Mailchimp, Dropbox và GitHub.

Dịch vụ khách hàng

Asana cung cấp tài liệu hướng dẫn, diễn đàn cộng đồng, Học viện Asana để đào tạo về phần mềm, hướng dẫn giới thiệu trực tuyến, các trường hợp sử dụng và hướng dẫn API trên trang web của mình.

Tất cả người dùng có thể liên hệ với Asana qua email. Các gói trả phí của Asana cung cấp quyền truy cập vào hỗ trợ ưu tiên (người quản lý thành công của khách hàng) và quyền kiểm soát của quản trị viên.

Bài học chính: Với rất nhiều tích hợp và các tính năng cộng tác, Asana là lựa chọn hàng đầu cho các nhà quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm. Tuy nhiên, nó không có tính năng theo dõi thời gian và các tùy chọn có thể trở nên phức tạp đối với các dự án hoặc nhóm nhỏ.

Basecamp

Basecamp là tốt nhất cho cộng tác nhóm, tổ chức dự án và chia sẻ tệp. Nền tảng này cung cấp các tích hợp mạnh mẽ, có thể cắt giảm lượng phần mềm bạn cần để vận hành doanh nghiệp của mình. Basecamp sử dụng giá cố định (thay vì tính phí cho mỗi người dùng), đây là một thay đổi mới so với các đối thủ cạnh tranh của nó.

Nguồn: Basecamp

Chế độ xem dự án có sẵn

• Lửa trại (trò chuyện nhóm thân mật, không giới hạn kích thước)
• Bảng tin
• Việc cần làm
• Lịch trình
• Tài liệu và tệp (tải tệp lên và sắp xếp theo thư mục)
• Đăng ký tự động (cảnh báo nhiệm vụ)

Tích hợp

Basecamp có một số tích hợp, như Timely và Proposify, nhưng thiếu các tích hợp tiếp thị trực tiếp. Tuy nhiên, nền tảng này tích hợp với Zapier (cung cấp hơn 750 ứng dụng dành cho doanh nghiệp) và Automate.io (hơn 50 ứng dụng, bao gồm Slack, Gmail và Pipedrive), cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn hầu hết các doanh nghiệp cần.

Dịch vụ khách hàng

Đối với các câu hỏi chung và cách thực hiện, Basecamp cung cấp hướng dẫn bằng video, hướng dẫn bằng văn bản và các lớp học trực tiếp. Bạn cũng có thể liên hệ với Basecamp qua email và nhận được phản hồi trong vòng chưa đầy 20 phút trong giờ làm việc từ 8 giờ sáng đến 6 giờ 30 chiều (CST), từ Thứ Hai đến Thứ Sáu. Tuy nhiên, người dùng cũng đã báo cáo các phản hồi nhanh chóng ngoài giờ làm việc bình thường.

Bài học kinh nghiệm chính: Với các dự án và người dùng không giới hạn, Basecamp là một lựa chọn vững chắc cho các nhóm giao tiếp nhiều lần mỗi ngày và các chủ doanh nghiệp thích mô hình định giá phí cố định. Tuy nhiên, nó không có tính năng theo dõi thời gian hoặc khả năng thêm thẻ hoặc nhãn để ưu tiên hoặc phân loại nhiệm vụ.

Monday.com

Monday.com cung cấp hơn 200 mẫu trực quan để giúp bạn thiết lập và chạy. Bạn có thể kéo và thả hơn 30 loại cột để tạo quy trình làm việc tùy chỉnh. Bạn cũng có thể tự động hóa các công việc hàng ngày để loại bỏ công việc bận rộn và tối đa hóa năng suất.

Bạn có thể giao tiếp với các thành viên trong nhóm, thêm tệp vào dự án và liên kết bảng để sắp xếp hợp lý các quy trình phức tạp. Người quản lý có thể sử dụng chế độ xem khối lượng công việc để có cái nhìn tổng quát về những gì mỗi thành viên trong nhóm đang làm việc mà không cần các cuộc họp không cần thiết.

Nguồn: monday.com

Chế độ xem dự án có sẵn

• Bàn
• Gantt
• Lịch
• Đồ thị
• Kanban
• Hình thức
• Mốc thời gian
• Khối lượng công việc

Tích hợp

monday.com vượt trội về tích hợp kinh doanh, có hơn 40 công ty trong lĩnh vực quản lý dự án, CRM, tiếp thị, phát triển phần mềm và hơn thế nữa. Các tích hợp hàng đầu của nó bao gồm Shopify, Lịch Google, Zoom, Zapier, Adobe Creative Cloud, Stripe và HubSpot.

Dịch vụ khách hàng

monday.com cung cấp một cộng đồng người dùng trực tuyến tích cực, tài liệu phong phú về tất cả các khía cạnh của nền tảng, các dịch vụ chuyên nghiệp (trợ giúp một đối một với một khoản phí bổ sung), video hướng dẫn, blog và podcast trên trang web của nó.

Nguồn: monday.com

Tất cả người dùng monday.com, ngay cả những người dùng gói miễn phí, đều có quyền truy cập vào bộ phận hỗ trợ khách hàng 24/7. (Tuy nhiên, người dùng trả tiền sẽ nhận được hỗ trợ ưu tiên.) Bạn chỉ cần điền vào biểu mẫu trên trang liên hệ để được trợ giúp về vấn đề của mình.

Điểm mấu chốt: monday.com cung cấp tính năng theo dõi thời gian tích hợp, nhiều tùy chọn chế độ xem và một ứng dụng di động trực quan tuyệt đẹp để quản lý các dự án khi đang di chuyển. Tuy nhiên, nền tảng này thiếu các chức năng giao tiếp như gán nhận xét cho người dùng cụ thể và bạn không thể sử dụng bất kỳ tích hợp nào trong gói Cơ bản.

Smartsheet

Smartsheet cung cấp các công cụ cộng tác dựa trên web để hợp lý hóa các dự án của bạn. Nó cung cấp khả năng tham gia nhanh hơn so với đối thủ Wrike. Các công cụ tự động hóa và quản lý tài nguyên giúp cân bằng phân bổ và ngăn chặn các điểm chèn ép.

Chế độ xem dự án có sẵn

• Thẻ
• Gantt
• Lịch
• Lưới

Nguồn: Smartsheet

Nguồn: Smartsheet

Tích hợp

Smartsheet có hơn 65 tích hợp, bao gồm các công cụ hậu cần, tài khoản phải trả, Adobe Creative Cloud và Workplace của Facebook. Bạn có thể sử dụng Automate.io để kết nối Smartsheet với các ứng dụng như Gmail, Slack và Salesforce.

Dịch vụ khách hàng

Cá nhân:

• Trung tâm trợ giúp và kiến ​​thức
• Cộng đồng Smartsheet
• Hỗ trợ qua email
• Đào tạo theo yêu cầu (chi phí bổ sung)
• Đào tạo có người hướng dẫn (chi phí bổ sung)

Việc kinh doanh:

• Trung tâm trợ giúp và kiến ​​thức
• Cộng đồng Smartsheet
• Hỗ trợ qua email
• Hỗ trợ qua điện thoại (thêm chi phí)
• Hỗ trợ chuyên nghiệp (chi phí bổ sung)
• Đào tạo theo yêu cầu (chi phí bổ sung)
• Đào tạo có người hướng dẫn (chi phí bổ sung)

Doanh nghiệp:

• Trung tâm trợ giúp và kiến ​​thức
• Cộng đồng Smartsheet
• Hỗ trợ qua email
• Hỗ trợ qua điện thoại
• Hỗ trợ chuyên nghiệp (chi phí bổ sung)
• Đào tạo theo yêu cầu
• Đào tạo có người hướng dẫn (chi phí bổ sung)

Premier:

• Trung tâm trợ giúp và kiến ​​thức
• Cộng đồng Smartsheet
• Hỗ trợ qua email
• Hỗ trợ qua điện thoại
• Hỗ trợ chuyên nghiệp
• Đào tạo theo yêu cầu
• Đào tạo có người hướng dẫn (chi phí bổ sung)

Bài học chính: Với Smartsheet, bạn có thể chỉ định nhiệm vụ và công việc phụ, đặt thời hạn và phạm vi ngày, theo dõi thời gian và tận dụng biểu đồ Gantt để thực hiện các điều chỉnh dự án kéo và thả. Tuy nhiên, thiết kế bảng tính đơn giản của nó có thể không khiến nhân viên hào hứng với nó.

Trello

Trello là một lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp nhỏ đang vượt ra khỏi bảng tính thông thường. Nó cũng là một lựa chọn tốt cho mục đích sử dụng cá nhân, vì gói miễn phí của nó cung cấp nhiều tính năng hữu ích. Nếu bạn cần phần mềm quản lý dự án plug-and-play với khả năng bảo mật tuyệt vời và một ứng dụng dành cho thiết bị di động, Trello sẽ không làm bạn thất vọng.

Nguồn: Trello

Chế độ xem dự án có sẵn

• Thẻ (Kanban)
• Các chế độ xem dự án bổ sung với các tích hợp

Tích hợp 

Trello cung cấp rất nhiều Power-Up, là những tích hợp có thể tăng cường các tính năng của bảng Trello của bạn. Các tích hợp bao gồm Google Drive để thêm tệp trực tiếp vào thẻ dự án, Slack để liên lạc và cộng tác và Planyway, bổ sung lịch, dòng thời gian và trình theo dõi thời gian.

Dịch vụ khách hàng

Trello đã viết tài liệu trên trang web của mình để trả lời các câu hỏi thường gặp. Bạn cũng có thể hỏi Cộng đồng Trello để có câu trả lời nhanh hoặc gửi email cho các chuyên gia hỗ trợ của Trello.

Bài học chính: Trello cực kỳ linh hoạt cho mục đích kinh doanh và cá nhân. Nó đã nhận được nhiều lời khen ngợi vì tiến trình dự án kéo và thả thỏa mãn. Tuy nhiên, nếu bạn có các nhóm lớn hoặc tạo hàng trăm dự án, bạn sẽ khó hình dung tất cả các dự án của mình trong Trello (vì nó chỉ giới hạn ở kiểu Kanban).

Workfront

Workfront có tính năng quản lý công việc doanh nghiệp, theo dõi thời gian và quản lý danh mục đầu tư. Nó được thành lập vào năm 2001 (trước đây là AtTask). Vào tháng 12 năm 2020, Workfront được mua lại bởi Adobe Inc.

Nguồn: Workfront

Workfront giúp bạn tự động hóa quy trình làm việc và tùy chỉnh các biểu mẫu và báo cáo. Nền tảng có thể được định cấu hình cho bất kỳ quy mô nhóm nào trong bất kỳ ngành nào. Bạn có thể sắp xếp hợp lý các dự án và cộng tác với nhóm của mình cho dù bạn ở cùng một văn phòng hay trải dài trên toàn cầu. Workfront cũng cung cấp khả năng tuân thủ hàng đầu, quyền riêng tư dữ liệu và bảo mật thông tin.

Chế độ xem dự án có sẵn

• Gantt
• Kanban
• Lịch
• Bản đồ
• Ngân sách
• Con đường quan trọng

Tích hợp

Tích hợp Workfront có thể truy cập theo ba cách: Nó cung cấp các tích hợp tích hợp sẵn và bạn có thể truy cập nhiều tích hợp hơn thông qua API Workfront và / hoặc Workfront Fusion 2.0.

Các tích hợp tích hợp bao gồm Adobe Creative Cloud, Dropbox, Google Workspace, Microsoft Office 365, SharePoint, Salesforce, Slack và Zoom. Nhóm phát triển có thể sử dụng API Workfront, trong khi Workfront Fusion 2.0 có thể được sử dụng bởi những người không phải là nhà phát triển để tạo các tích hợp tùy chỉnh mà không cần kiến ​​thức kỹ thuật nâng cao.

Dịch vụ khách hàng

Workfront cung cấp tài liệu trên trang web của mình để trả lời các câu hỏi phổ biến, bao gồm sách điện tử, đào tạo, video và hội thảo trên web. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với Workfront qua điện thoại, email hoặc hỗ trợ trò chuyện trực tiếp 24/7.

Điểm mấu chốt: Mặc dù Workfront không công bố giá của mình, nhưng bạn nên liên hệ với công ty để xem liệu doanh nghiệp của bạn có thể tiết kiệm tiền với gói tùy chỉnh hay không. Hỗ trợ trò chuyện trực tiếp 24/7 của nó là một cách nhanh chóng để nhận được câu trả lời bạn cần.

Wrike

Wrike phù hợp nhất cho các nhóm lớn hơn và các doanh nghiệp sử dụng nhân viên làm việc từ xa. Nền tảng quản lý dự án này có một số chế độ xem bảng điều khiển, khả năng tích hợp, trình theo dõi thời gian và ứng dụng dành cho thiết bị di động. Tính năng Work Intelligence AI mới của nó cung cấp các dự báo rủi ro tự động, chức năng ra lệnh bằng giọng nói và xử lý tài liệu.

Nguồn: Wrike

Chế độ xem dự án có sẵn

• Gantt
• Bàn
• Đăng nhập lần
• Wrike (tùy chỉnh)
• Các tập tin
• Tấm ván
• phân tích

Tích hợp

Tích hợp có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung cho gói Business hoặc cao hơn. Với tiện ích bổ sung, bạn có thể kết nối Wrike với các ứng dụng kinh doanh phổ biến như QuickBooks, Mailchimp và Salesforce.

Dịch vụ khách hàng

Tài khoản Wrike miễn phí:

• E-mail
• 24/5 khả dụng

Tiêu chuẩn (tài khoản Wrike trả phí và dùng thử):

• Email, trò chuyện trong trung tâm trợ giúp, điện thoại
• 24/5 khả dụng
• Thời gian phản hồi 24 giờ

Premium (tài khoản Wrike trả phí khi mua hỗ trợ trả phí):

• Email, trò chuyện trong trung tâm trợ giúp, đường dây điện thoại chuyên dụng, trò chuyện trong không gian làm việc
• Sẵn sàng 24/7
• Thời gian phản hồi một giờ
• Chi phí bổ sung khi đăng ký

Điểm mấu chốt: Wrike được tích hợp các tính năng quản lý dự án doanh nghiệp, theo dõi thời gian thuận tiện và bảo mật nâng cao với xác thực hai yếu tố. Tuy nhiên, nó có một quá trình tích hợp chuyên sâu, nó không thể gán nhận xét và ứng dụng dành cho thiết bị di động của nó có chức năng hạn chế.

Dự án Zoho

Zoho Projects là một giải pháp quản lý dự án tất cả trong một. Nền tảng này có CRM có thể tùy chỉnh, ứng dụng cộng tác, tài chính, tự động hóa, nguồn nhân lực, dữ liệu CNTT, AI và các công cụ bán hàng và tiếp thị. Bạn thậm chí có thể bán các tiện ích, ứng dụng hoặc giải pháp tùy chỉnh thông qua Zoho Marketplace, nơi cung cấp cho bạn quyền truy cập vào 60 triệu người dùng của Zoho trên toàn cầu.

Nguồn: Zoho

Chế độ xem dự án có sẵn

• Gantt
• Lịch
• Kanban
• Sự phụ thuộc
• Các mốc quan trọng
• Cổ điển (chi tiết nhiệm vụ)
• Thường (nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ)

Tích hợp

Zoho Projects cung cấp 13 ứng dụng nội bộ cùng với hơn 25 tích hợp trực tiếp. Các tích hợp phổ biến của nó bao gồm Google Workspace, Microsoft Office 365, Dropbox và Slack. Zoho cũng hợp tác với Zapier để tăng đáng kể các tùy chọn tích hợp của nó.

Dịch vụ khách hàng

Dịch vụ khách hàng của Zoho có sẵn trong cả hai tùy chọn hỗ trợ cổ điển (miễn phí) và cao cấp (trả phí). Nếu bạn có phiên bản Zoho miễn phí, bạn có thể sử dụng cơ sở kiến ​​thức, video hướng dẫn và hỗ trợ qua email của nó.

Nếu bạn đang sử dụng gói trả phí hàng tháng, bạn có thể gọi điện trong giờ làm việc (9 giờ sáng đến 5 giờ chiều) hoặc gửi email. Nếu bạn chọn gói hỗ trợ cao cấp, bạn sẽ có quyền truy cập vào hỗ trợ Dự án Zoho 24 giờ từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, với thời gian phản hồi trung bình là sáu giờ. Tuy nhiên, hỗ trợ trả phí có chi phí $ 990 mỗi năm trên chi phí đăng ký hàng tháng.

Điểm mấu chốt: Tất cả các gói trả phí của Zoho Projects đều cung cấp các dự án không giới hạn, nhưng hỗ trợ khách hàng cao cấp sẽ khiến bạn phải trả thêm phí.

Lời kết

Sử dụng ứng dụng quản lý dự án trở thành giải pháp hoàn hảo nâng cao hiệu quả công việc. Với hàng loạt những gợi ý, lựa chọn khác nhau thì việc có thể tìm hiểu, có thể cân nhắc và đưa ra quyết định sao cho thích hợp là điều quan trọng mỗi người cần chú ý thực hiện. Qua Top 5 ứng dụng quản lý dự án tốt nhất hiện nay khi tìm hiểu, xác định kỹ lưỡng giúp mỗi người có được sự chủ động, sự chuẩn xác trong việc đưa ra quyết định ứng dụng cuối cùng theo yêu cầu, đòi hỏi thực tế của doanh nghiệp mình.

Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: businessnewsdaily.com, viettimes.vnm, bugnetproject.com)