Quản lý vận hành là gì? khởi ngiệp quản lý vận hành công ty đóng vai trò quan trọng trong việc định hình, chuẩn hóa bộ máy công thức làm việc. Qua bài viết dưới đây Ytuongkinhdoanh.vn sẽ cung cấp đến bạn đọc thêm nhiều thông tin hữu ích, cùng theo dõi bài viết nhé!
Quản lý vận hành là gì?
Quản lý vận hành doanh nghiệp tạm hiểu là các tác vụ có sự liên quan đến thiết kế, thực thi và kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Các hoạt động có sự liên quan bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, quy trình hóa, khai triển, giám sát với mục tiêu:
- Bảo đảm dùng nguồn tiềm lực đúng hướng dẫn và hiệu quả.
- Tối ưu tài nguyên, tối ưu hiệu suất.
- Có cơ sở dự báo tương lai, xây dựng kế hoạch chính xác.
- Đơn giản làm chủ nguy cơ, thay đổi kịp thời.
Trong số đó, quy trình vận hành doanh nghiệp là hệ thống các bước, quy tắc, tiêu chuẩn mà nhân viên phòng ban, hoặc toàn tổ chức cần tuân thủ theo. Tùy vào quy mô, lĩnh vực doanh nghiệp và tính chất dự án mà bí quyết để vận hành công ty sẽ không giống nhau nhưng tất cả đều nhắm đến những ích lợi cho tổ chức như:
- Chọn lựa thông tin, khối lượng, thứ tự hoạt động được chọn lựa bài bản.
- Rút ngắn thời gian hoạt động, tăng năng suất.
- Giảm bớt nguy cơ, cải tiến quá trình vận hành.
- Tiết kiệm tiền bạc và thời gian giải quyết vấn đề.
- Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp.
- Tăng tốc phát triển và có nhiều bước đột phá hiệu quả.
Bản chất của quản trị vận hành
Quản trị vận hành chính là lĩnh vực quản lý. Nó xoay quanh tới các hoạt động từ thiết kế tới giám sát đối với sản xuất. Bên cạnh đó, quản trị vận hành cũng đảm đương thiết kế lại các hoạt động về mảng kinh doanh, trách nhiệm của nó là bảo đảm bán hàng nên có hiệu quả, tiêu tốn ít tài nguyên và quan trọng hơn là phục vụ được mọi nhu cầu của khách.
Quản lý vận hành còn liên quan tới cả một thời gian chuyển đổi từ đầu vào thành đầu ra. Công việc của nó là quản lý chất lượng, tạo ra sản phẩm, đồng thời tiến hành tạo dịch vụ, từ đấy quản lý tất cả chất lượng của sản phẩm và dịch vụ.
Việc quản lý vận hành được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như bệnh viện, tổ chức tài chính, các công ty. Người quản lý sẽ trực tiếp dùng công nghệ, thực hiện công việc với người tiêu dùng và nhà cung cấp.
Quản trị vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp SME
Để quản trị doanh nghiệp đạt kết quả tốt cho công ty SME, không thể thiếu các yếu tố sau đây:
Xây dựng quy trình, chủ đạo sách vận hành chi tiết, chi tiết
Để công ty hoạt động trơn tru, suôn sẻ, luôn phải tạo ra công thức, chính sách công việc cho từng mảng nghiệp vụ của doanh nghiệp cụ thể, chi tiết chu trình làm việc, các chốt kiểm soát, để làm chủ mọi hoạt động; theo dõi, đánh giá chuẩn xác hoạt động của cấp dưới.
Quản trị nhân lực đạt kết quả tốt
Nhân sự đóng vai trò quan trọng nhất trong lúc hoạt động của một công ty. Để công ty vận hành đạt kết quả tốt, người quản lý phải tìm kiếm, tuyển mộ nhân sự có chuyên môn, thực hiện công việc có năng suất, trách nhiệm,; mô hình tổ chức nhân viên tinh gọn; biết cách quản trị nhân sự; nhân viên của tổ chức làm việc hiệu quả thì doanh nghiệp mới công việc có lợi nhuận.
Áp dụng công nghệ vào vận hành
Để tiết kiệm thời gian, công sức làm việc của con người, doanh nghiệp có thể áp dụng những phần mềm, công nghệ mới vào công tác vận hành, giúp nhân sự cấp cao kiểm soát hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn, chuẩn xác hơn.
5 bước xây dựng công thức vận hành công ty vừa và nhỏ
Cách để xây dựng công thức vận hành doanh nghiệp sẽ trở thành dễ thở hơn khi các lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp tuân thủ 5 bước sau đây:
Bước 1: DESIGN (Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp)
Chọn lựa nhu cầu, phạm vi và mục tiêu của công việc
Để chắc chắn đi đúng hướng và đạt kết quả tốt, lãnh đạo trước tiên cần xác định quy trình vận hành công ty này:
- Để làm gì?
- Áp dụng lên những ai, bộ phận nào?
- sử dụng trong các hoạt động, dự án nào?
- Mục tiêu, kết quả?
Chuẩn hóa công thức dưới dạng văn bản miêu tả
Để thuận lợi huấn luyện nhân sự triển khai, công thức cần được giải thích bài bản, cụ thể thành các bản miêu tả. Chúng có thể được chia sẻ đến các nhân viên liên quan, tiết kiệm thời gian chỉ dẫn, cùng lúc đó làm mẫu để họ áp dụng theo dễ dàng.
Đa số các bản miêu tả công thức hiện nay đều được áp dụng theo công thức 5W-1H-5M.
Mô hình 5W-1H để chọn lựa các đầu việc
- Why: nguyên nhân xây dựng công thức vận hành công ty.
- What: thông tin hoạt động, quá trình hành động.
- Where: được khai triển ở đâu.
- When: khi nào khai triển, các mốc quan trọng, khi nào kết thúc…
- Who: ai đảm nhận chính, ai giúp đỡ, ai kiểm tra cuối cùng…
- How: cách thức làm việc, chỉ dẫn vận hành máy móc, tài liệu…
Mô hình 5M để chọn lựa nguồn lực
- Man: nhân viên cần trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng thế nào.
- Money: tiền của thực hiện.
- Material: nguyên vật liệu như thế nào hoặc các nhà cung ứng là ai.
- Machine: máy móc, công nghệ hỗ trợ.
- Method: giải pháp thực hiện.
Làm chủ quy trình
Trong lúc khai triển, lãnh đạo cần theo sát và kiểm duyệt liên tục, đánh giá đạt kết quả tốt để kịp thời xử lý nếu như có rắc rối, nhanh chóng điều chỉnh công thức vận hành công ty sao để phù hợp tổ chức nhất. Trong số đó, nhà lãnh đạo cần xác định:
- Người có nhiệm vụ kiểm tra là ai?
- Làm chủ những đầu việc gì, tiêu chuẩn nhận xét, nỗi lo trọng yếu…
- Tần suất kiểm tra.
- Phương pháp kiểm duyệt (công cụ, doanh nghiệp đo lường…)
Hoàn thành thành văn bản
Quản lý vận hành là gì? Sau khi đã có được đầy đủ danh sách hoạt động, cách thức khai triển, phương pháp kiểm soát và nguồn lực, người có nhiệm vụ cần tổng hợp toàn bộ và giải thích lên văn bản hoàn thành. Những bản mô tả này sẽ trở thành tài liệu hướng dẫn cho các nhân viên, đảm bảo tất cả tuân thủ dễ dàng và đạt kết quả tốt.
Bước 2: MODELLING (Mô hình hóa quy trình)
Để mọi người thuận lợi theo dõi và hiểu sâu công thức, bước mô hình hóa là tất yếu, biến mọi lý thuyết trở nên dễ nhìn, dễ thuộc hơn. Trong số đó, một mô hình quy trình vận hành công ty phổ biến lãnh đạo có khả năng tìm đọc là Flowchart.
Bước 3: EXECUTION (Thực thi công thức vận hành doanh nghiệp)
Một khi hoàn thiện bước tạo ra, tổ chức tiếp tục áp dụng quy trình vào hoạt động như đã được đưa ra. Các nhân viên có thể lưu trữ toàn bộ tài liệu, công việc triển khai theo thời gian, đầu mục để lãnh đạo theo dõi tiến độ, đánh giá song song để đúng lúc tối ưu vận hành.
Trong thời đại chuyển đổi số, nhiều công ty cũng đã tìm đến các nền tảng quản trị để quản lý vận hành hiệu quả: Base, Trello, Chatwork, Airtable… Các bộ máy này sẽ giúp nhà quản lý quan sát công việc một cách trực quan với Số liệu thống kê rõ ràng cho từng mắt xích quy trình. Trên cơ sở đấy, các nhà quản lý có thể từng bước theo dõi, nhận xét và tốt lên ở bược kế tiếp.
Bước 4: MONITORING (Theo dõi công thức và đánh giá hiệu quả)
Đây là bước quan trọng giúp tổ chức nhận xét từng bước và toàn bộ hệ thống công thức vận hành doanh nghiệp, bao gồm:
- Thời gian xử lý
- Tiền của sử dụng (so sánh chi – thu, lợi nhuận, ngân sách làm lại do sai sót…)
- Chất lượng đầu ra của sản phẩm/dịch vụ
Từ đó, lãnh đạo sẽ biết quy trình hiện tại đã tốt chưa, đang có nhiều điểm tấc nghẽn nào, giữa mô hình và thực tế có đồng nhất không… làm cơ sở chuẩn xác để tối ưu vận hành.
Xem thêm Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí tốt nhất hiện nay
Bước 5: OPTIMIZATION (Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)
Quản lý vận hành là gì? Phụ thuộc vào kết quả đánh giá ở bước 4, nhà quản lý sẽ thay đổi hoặc loại bỏ chu trình, các yếu tố ở bước 1 để hoàn thành công thức. Lãnh đạo cần phân tích đa chiều và cẩn thận để xác định chính xác điểm bất hợp lý, dự đoán thuận lợi các nguy cơ, tìm được thời cơ cải thiện quy trình tốt hơn.
Chú ý, 5 bước trên đây không phải cố định, tổ chức có khả năng linh hoạt điều chỉnh để phù hợp với dự án, nguồn lực, công ty của mình.
Qua bài viết trên đây Ytuongkinhdoanh.vn đã cung cấp mọi thông tin bạn cần biết về quản lý vận hành là gì? Quản lý vận hành có bản chất gì?. Hy vọng với những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã dành thời gian để xem qua bài viết này nhé!
Văn Tài – Tổng hợp
Tham khảo ( som.edu.vn, vieclam123.vn, boxhoidap.com, … )
