Hoá đơn điện tử là gì? Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ,… Qua bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin hơn đến bạn đọc, cùng tham khảo nhé.
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
Xem thêm Sai lầm khi kinh doanh F&B dẫn đến chịu lỗ những tháng đầu
Hóa đơn điện tử bao gồm những gì?
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất
Các loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn giấy có những loại nào thì hóa đơn điện tử cũng có bấy nhiêu loại, cụ thể theo quy định trong các thông tư, nghị định liên quan thì hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
- Hóa đơn xuất khẩu: Loại hóa đơn được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra thị trường nước ngoài
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn gửi người mua hàng khi bên bán cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam
- Hóa đơn bán hàng trực tiếp: Loại hóa đơn được sử dụng cho các tổ chức áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp và xuất hóa đơn khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ
- Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Loại hóa đơn sử dụng khi thực hiện bán những loại tài sản công tại cơ quan nhà nước
- Các loại được tính là hóa đơn khác, bao gồmTem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không
Ưu điểm của hóa đơn điện tử
Vì sao doanh nghiệp nên chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử? Những lợi ích dưới đây của hóa đơn điện tử chắc hẳn sẽ khiến các chủ doanh nghiệp cân nhắc lại việc có nên chuyển đổi hay không.
Tiết kiệm chi phí
Hóa đơn điện tử có chi phí sử dụng thấp hơn nhiều so với các chi phí vận chuyển và bảo quản của hóa đơn giấy. Chính vì vậy sử dụng hóa đơn điện tử chính là hình thức giúp tiết kiệm chi phí nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hiện nay.
Tính bảo mật cao
Hoá đơn điện tử là gì? Bảo mật là một trong những vấn đề quan trọng với người làm hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử được lập và quản lý, lưu trữ trên hệ thống phần mềm nên có thể trích xuất trực tiếp ngay trên phần mềm. Bên cạnh đó cũng không cần phải lo các vấn đề về hỏng hóc hay cháy nổ.
Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính
Mọi thao tác với hóa đơn điện tử đều có thể thực hiện tại chỗ thông qua máy tính hay thiết bị có kết nối mạng internet, tiết kiệm thời gian và công sức đi lại rất nhiều so với việc sử dụng hóa đơn giấy, phải đi lại giữa công ty và cơ quan thuế.
Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
Hóa đơn điện tử có khá nhiều cách gửi như tin nhắn SMS, email…
Đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn, chứng từ
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần cùng đẩy lùi nạn làm giả hồ sơ hóa đơn, chứng từ.
Xem thêm Kinh doanh điện tử là gì? Ví dụ về kinh doanh điện tử
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử là gì? Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32 như sau:
- Tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.
Qua bài viết trên đã cung cấp đến bạn đọc những thông tin về hoá đơn điện tử là gì? Ưu điểm của hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc, cùng tham khảo nhé.
Lộc Đạt – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( www.meinvoice.vn, easyinvoice.vn, … )
