5 bước để viết một bản tóm tắt điều hành kế hoạch kinh doanh hiệu quả

Một bản tóm tắt điều hành không chỉ là một phần giới thiệu đơn giản về kế hoạch kinh doanh của bạn. Đôi khi đây là phần duy nhất của kế hoạch kinh doanh mà đối tượng dự định của bạn sẽ đọc, vì vậy nó cần phải được suy nghĩ kỹ lưỡng và toàn diện. Business News Daily đã nói chuyện với các chuyên gia kinh doanh để xác định cách viết một bản tóm tắt điều hành và những gì cần bao gồm trong đó.

1. Bản tóm tắt điều hành là gì?

Bản tóm tắt điều hành là tổng quan về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của bạn và phải làm nổi bật cô đọng những phần quan trọng nhất của kế hoạch. Tuy nhiên, bản tóm tắt điều hành của bạn không chỉ là một bản phác thảo chung về kế hoạch kinh doanh của bạn; đối tượng của kế hoạch kinh doanh của bạn thường là các giám đốc điều hành và nhà đầu tư bận rộn, vì vậy phần tóm tắt điều hành có thể là phần duy nhất họ đọc. Vì lý do này, bạn muốn nó truyền tải đầy đủ tất cả nội dung của tài liệu một cách hấp dẫn và ngắn gọn.

“Bản tóm tắt điều hành của một kế hoạch kinh doanh được thiết kế để thu hút sự chú ý của người đọc và giải thích ngắn gọn doanh nghiệp của bạn, vấn đề bạn đang giải quyết, đối tượng mục tiêu và thông tin tài chính quan trọng”, Ross Kimbarovsky, Giám đốc điều hành và người sáng lập Crowdspring , nói với Business News Daily. “Nếu bản tóm tắt điều hành thiếu thông tin cụ thể hoặc không thu hút sự chú ý của người đọc, phần còn lại của kế hoạch có thể không được đọc.”

Mặc dù bạn muốn bản tóm tắt điều hành của mình hấp dẫn và toàn diện, nhưng nó vẫn phải nhanh chóng và dễ đọc. Các tài liệu này trung bình từ một đến bốn trang – lý tưởng là dưới hai trang – và phải ít hơn 10% tổng kế hoạch kinh doanh của bạn.

Bài học kinh nghiệm chính: Một bản tóm tắt điều hành mạnh mẽ nêu bật những phần quan trọng nhất của kế hoạch kinh doanh trong chưa đầy hai trang.

2. Những gì nên được bao gồm trong một bản tóm tắt điều hành?

Bản tóm tắt điều hành của bạn nên bao gồm các chi tiết quan trọng có liên quan đến người đọc dựa trên mục đích của kế hoạch kinh doanh của bạn. Ví dụ: nếu mục tiêu của kế hoạch kinh doanh của bạn là đảm bảo an toàn cho một nhà đầu tư, bạn nên nhấn mạnh các yêu cầu tài chính của mình và cách bạn sẽ sử dụng nguồn vốn. Loại ngôn ngữ bạn nên sử dụng cũng phụ thuộc vào việc đối tượng của bạn bao gồm các nhà khái quát hay các chuyên gia trong ngành.

Mặc dù các chi tiết cụ thể của bản tóm tắt điều hành của bạn sẽ khác nhau. Tuy nhiên mỗi bản tóm tắt điều hành nên bao gồm một vài yếu tố chính:

• Khách quan
• Thị trường mục tiêu
• Sản phẩm và dịch vụ
• Chiến lược tiếp thị và bán hàng
• Phân tích cạnh tranh
• Kinh phí và phân bổ ngân sách cho các quy trình và hoạt động
• Số lượng nhân viên được thuê và tham gia
• Kế hoạch kinh doanh sẽ được thực hiện như thế nào

Khi tổng hợp từng phần, hãy làm nổi bật các chi tiết có liên quan nhất đến người đọc của bạn và bao gồm các dữ kiện và số liệu thống kê mà họ sẽ cần biết. Trong phần giới thiệu của mình, bạn nên trình bày thông tin công ty phù hợp và nêu rõ mục tiêu của kế hoạch kinh doanh. Bạn muốn người đọc lấy gì từ tài liệu? Bạn muốn điều gì xảy ra sau khi họ đọc nó? Đây là tất cả các thông điệp chính cho một bản tóm tắt điều hành hiệu quả.

Thauland nói: “Hãy đặt mình vào vị trí của người đọc kế hoạch kinh doanh và suy nghĩ về những điều bạn muốn biết trong báo cáo. “Thu hút sự chú ý của họ bằng cách làm cho nó đơn giản và ngắn gọn nhưng vẫn chuyên nghiệp. Nó cũng nên thu hút họ đọc toàn bộ tài liệu để hiểu ngay cả những chi tiết nhỏ.”

Bài học kinh nghiệm chính: Một bản tóm tắt điều hành kế hoạch kinh doanh nên bao gồm mục tiêu, phân tích thị trường, sản phẩm và dịch vụ, phân tích cạnh tranh, tài chính và chi tiết triển khai của bạn.

3. Cách viết bản tóm tắt điều hành

Bản tóm tắt điều hành kinh doanh của bạn sẽ là duy nhất cho tổ chức và kế hoạch kinh doanh của bạn, nhưng có một số bước chung mà mọi doanh nhân và chủ doanh nghiệp có thể thực hiện khi viết bản tóm tắt điều hành của họ lần đầu tiên.

1. Viết kế hoạch kinh doanh của bạn trước. Bản tóm tắt điều hành sẽ là bản tóm tắt các chủ đề quan trọng nhất được đề cập trong kế hoạch kinh doanh của bạn, do đó, việc viết toàn bộ kế hoạch kinh doanh trước bản tóm tắt điều hành thường rất hữu ích . Đảm bảo rằng bản tóm tắt điều hành của bạn chỉ bao gồm các sự kiện và chi tiết có thể được tìm thấy trong kế hoạch kinh doanh.
   

   

2. Viết một phần giới thiệu hấp dẫn. Điều gì tạo nên sự “hấp dẫn” sẽ phụ thuộc vào khán giả của bạn. Có thể phần giới thiệu của bạn bao gồm một thực tế đáng ngạc nhiên về ngành, hoặc có thể đó là một câu chuyện ngắn gọn; bất kể, nó phải có liên quan đến doanh nghiệp của bạn và thu hút sự chú ý của khán giả. Điều quan trọng là phải xác định rõ ràng mục tiêu của kế hoạch kinh doanh của bạn và những gì người đọc có thể mong đợi tìm thấy trong tài liệu sắp tới.
3. Viết tóm tắt điều hành. Xem qua kế hoạch kinh doanh của bạn và xác định các điểm quan trọng để đưa vào bản tóm tắt điều hành của bạn. Chạm vào từng điểm chính trong kế hoạch kinh doanh của bạn theo cách ngắn gọn nhưng đủ toàn diện để người đọc không phải đọc phần còn lại của kế hoạch kinh doanh. Lý tưởng nhất, bản tóm tắt sẽ đủ hấp dẫn để họ muốn tiếp tục đọc, nhưng họ phải có thể hiểu kế hoạch của bạn chỉ từ bản tóm tắt của bạn.
   

   

4. Chỉnh sửa và sắp xếp tài liệu của bạn. Sắp xếp bản tóm tắt điều hành của bạn sao cho phù hợp với nội dung kế hoạch kinh doanh của bạn, đặt các thành phần quan trọng nhất ở phần đầu. Một danh sách có dấu đầu dòng rất hữu ích để thu hút sự chú ý vào những điểm chính của bạn. Kiểm tra lại tài liệu để biết độ chính xác và rõ ràng. Xóa các từ thông dụng, thông tin lặp lại, các từ đủ điều kiện, biệt ngữ, ngôn ngữ bị động và các tuyên bố không được hỗ trợ. Xác minh rằng bản tóm tắt điều hành của bạn có thể hoạt động đầy đủ như một tài liệu độc lập nếu cần.
5. Tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài. Vì hầu hết các doanh nhân không phải là chuyên gia viết lách, có thể có lợi khi nhờ một người viết hoặc biên tập viên chuyên nghiệp xem qua tài liệu của bạn để đảm bảo tài liệu trôi chảy và bao hàm những điểm bạn đang cố gắng truyền đạt.

Bạn cũng nên tránh một số điều khi viết tóm tắt điều hành. Ví dụ, Kimbarovsky nói rằng hãy tránh nói về những phẩm chất chung của bạn mà tất cả các doanh nhân đều chia sẻ, như “niềm đam mê làm việc chăm chỉ của nhóm bạn.” Thông tin này được cung cấp sẵn và sẽ chỉ tập trung vào các chi tiết quan trọng trong bản tóm tắt điều hành của bạn. Bạn cũng nên tránh xa sự so sánh với các doanh nghiệp khác trong bản tóm tắt điều hành của mình.

Bài học kinh nghiệm chính: Viết một bản tóm tắt điều hành hấp dẫn và súc tích sau khi viết kế hoạch kinh doanh của bạn, sau đó tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài để chỉnh sửa, sắp xếp và đảm bảo kế hoạch đó trôi chảy.

3. Các mẫu bản tóm tắt điều hành kế hoạch kinh doanh

Nếu bạn đang viết một bản tóm tắt điều hành lần đầu tiên, có một số mẫu trực tuyến mà bạn có thể sử dụng để phác thảo tài liệu của mình. Tuy nhiên, doanh nghiệp của bạn là duy nhất và bản tóm tắt điều hành của bạn phải phản ánh điều đó. Một mẫu trực tuyến có thể sẽ không bao gồm mọi chi tiết mà bạn cần trong bản tóm tắt điều hành cụ thể của mình. Các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng các mẫu làm hướng dẫn chung, sau đó điều chỉnh chúng để phù hợp với kế hoạch kinh doanh và bản tóm tắt điều hành cụ thể của bạn.

Để giúp bạn bắt đầu, đây là một số mẫu tóm tắt điều hành phổ biến:

• HubSpot là một nền tảng thân thiện với người dùng, cung cấp nhiều tài nguyên kinh doanh khác nhau, bao gồm cả mẫu tóm tắt điều hành . Với mẫu này, bạn có thể thêm hoặc xóa các phần, tùy chỉnh các chi tiết như nhãn hiệu và phông chữ và tải xuống dưới dạng tệp PDF hoặc Word.
• FormSwift cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu cũng như truy cập hơn 500 mẫu với nhiều mục đích khác nhau. Nó cung cấp chi tiết về những gì một bản tóm tắt điều hành hiệu quả bao gồm và cung cấp một trình tạo biểu mẫu để tạo bản tóm tắt điều hành của bạn . Bạn chỉ cần điền vào bảng câu hỏi từng bước và xuất tài liệu đã hoàn thành của mình qua PDF hoặc Word.
  

  

• Smartsheet là một nền tảng dựa trên đám mây giúp lập kế hoạch, quản lý và báo cáo về các dự án dễ dàng hơn cho các nhóm và tổ chức. Nó cung cấp một số mẫu tóm tắt điều hành có thể tải xuống miễn phí cho không chỉ các kế hoạch kinh doanh.
• Template.net cung cấp một số mẫu kinh doanh miễn phí, bao gồm tám mẫu tóm tắt điều hành miễn phí thay đổi theo dự án (ví dụ: kế hoạch kinh doanh, khởi động, phát triển chương trình nhà ở, đề xuất, kế hoạch tiếp thị). Bạn chỉ cần in ra các mẫu và điền vào các chi tiết liên quan của bạn.
  

  

• TemplateLab là một cửa hàng tổng hợp dành cho các chủ doanh nghiệp mới đang tìm kiếm nhiều mẫu có thể tải xuống cho một số khía cạnh kinh doanh, bao gồm phân tích, tài chính, quan hệ con người, tiếp thị, hoạt động, quản lý dự án và quản lý thời gian. Bạn có hơn 30 mẫu và ví dụ tóm tắt điều hành miễn phí để lựa chọn.
• Vertex42 cung cấp các mẫu Excel cho các bản tóm tắt điều hành về các chủ đề như ngân sách, hóa đơn, quản lý dự án và bảng chấm công, và các mẫu Word cho các chủ đề như biểu mẫu pháp lý, sơ yếu lý lịch và thư. Nó cũng cung cấp thông tin sâu rộng về tóm tắt điều hành là gì, cũng như một mẫu tóm tắt điều hành miễn phí mà bạn có thể tải xuống Word hoặc Google Docs.

Điểm mấu chốt: Nhiều mẫu trực tuyến miễn phí có sẵn để giúp bạn tạo bản tóm tắt điều hành của mình, mặc dù bạn sẽ cần phải điều chỉnh cẩn thận bất kỳ mẫu nào bạn sử dụng để phù hợp với doanh nghiệp độc đáo của mình.

Lời kết

Hãy nhớ rằng, bản tóm tắt điều hành kinh doanh sẽ là thứ đầu tiên độc giả của bạn đọc. Nếu nó được viết kém, đó cũng sẽ là thứ cuối cùng họ đọc, vì họ đặt phần còn lại của kế hoạch kinh doanh của bạn sang một bên để đọc.