Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là một phần không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp. Đây là 2 loại hóa đơn có vai trò quan trọng, phản ánh quá trình kinh doanh, sản xuất và bán hàng một cách rõ ràng nhất. Vậy cách phân biệt hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
| Tiêu chí | Hóa đơn đầu vào | Hóa đơn đầu ra |
| Khái niệm | Là hóa đơn mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu sản xuất | Là hóa đơn bán hàng, dịch vụ của doanh nghiệp |
| Nội dung bắt buộc trên hóa đơn | Gồm các thông tin người mua – bán, thông tin hàng hóa, thông tin thanh toán, chữ ký, con dấu. | Gồm các thông tin cá nhân, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán Các thông tin về số tiền hàng, chữ ký số, lệ phí,… |
| Vai trò | Giúp kiểm soát chi phí, tính VAT và làm chứng từ hợp lệ để thanh toán | Ghi nhận việc bán hàng, thể hiện doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp |
| Thời điểm lập hóa đơn | Khi hoàn thành cung cấp dịch vụ/hàng hóa, khi giao hàng, khi thực hiện ký số,…. | Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, hoàn thành cung cấp giao hàng,… |
1. Khái niệm hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra
Hóa đơn đầu vào: Là hóa đơn dùng để mua sắm hàng hóa nguyên vật liệu,… để phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp.
Hóa đơn đầu ra: Còn được gọi là hóa đơn bán hàng, là loại chứng từ ghi nhận việc xuất bán hàng hóa, dịch vụ do doanh nghiệp, tổ chức sản xuất, cung cấp.
Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là 2 loại hóa đơn khác nhau
2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn là những nội dung cần phải có trên mọi hóa đơn đầu ra và đầu vào. Cụ thể:
Hóa đơn đầu vào sẽ có các nội dung bắt buộc như sau:
- Thông tin thời điểm phát hành hóa đơn
- Họ tên người mua và người bán, tên công ty, mã số thuế, tài khoản thanh toán của cả bên mua và bên bán.
- Thông tin cụ thể về loại hàng hóa/dịch vụ: Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, chủng loại, đơn vị tính, đơn giá, tổng tiền hàng.
- Thông tin thanh toán: Gồm hình thức thanh toán, số tiền thanh toán, số tiền thuế.
- Thông tin chữ ký: Gồm chữ ký của cả người mua và người bán, con dấu của đơn vị cung cấp. Trường hợp không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền kèm theo chữ ký của người ủy quyền
Hóa đơn đầu ra bắt buộc phải có các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán.
- Thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa/dịch vụ bán, đơn vị tính, đơn giá, thuế suất VAT, tổng số tiền trước thuế và sau thuế, tổng số tiền cần thanh toán cuối cùng.
- Chữ ký/chữ ký số của người mua và người bán.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Mã số thuế với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Các lệ phí liên quan.
>> Xem thêm: Tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 nhanh chóng, chính xác, đảm bảo quá trình quản lý và thực hiện các nghiệp vụ liên quan không bị sai sót.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu ra và đầu vào có sự khác nhau
3. Vai trò của hóa đơn
Hóa đơn đầu vào: Được xem là chứng từ hợp lệ dùng để thanh toán cho nhà cung cấp. Thông qua hóa đơn đầu vào doanh nghiệp có thể kiểm soát được chi phí cần bỏ ra trong quá trình sản xuất hàng hóa, dịch vụ, từ đó có được phương án điều chỉnh phù hợp để tránh lãng phí, tối ưu chi phí sản xuất.
Ngoài ra, hóa đơn đầu vào còn là cơ sở để tính thuế Giá trị gia tăng (VAT) cùng nhiều loại thuế liên quan khác của doanh nghiệp.
Hóa đơn đầu ra: Có nhiệm vụ ghi nhận việc bán hàng của doanh nghiệp cho khách hàng, đối tác. Thông qua hóa đơn đầu ra, doanh nghiệp có thể kiểm soát được lượng hàng đang có, đã bán, từ đó tính toán được doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết sách kinh doanh phù hợp để đảm bảo quá trình bán hàng được hiệu quả nhất.
Mỗi loại hóa đơn đều có vai trò nhất định
4. Thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn đầu vào sẽ được tính như sau:
- Khi đã hoàn thành cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho khách hàng hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp hàng hóa/dịch vụ không phân biệt là chưa thu tiền hay đã thu tiền.
- Nếu cần giao hàng nhiều lần, thành từng phần, từng khối thì thời điểm lập hóa đơn sẽ tương ứng với từng lần giao hàng. Hóa đơn phải có giá trị hàng hóa/dịch vụ tương ứng với lần giao đó.
- Với hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn sẽ được xác định là thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
- Với hóa đơn cung cấp dịch vụ điện, nước, viễn thông, truyền hình thì thời điểm lập hóa đơn không quá 7 ngày kể từ ngày chốt số hoặc ngày quy định thanh toán trên hợp đồng.
Thời điểm xuất hóa đơn đầu ra như sau:
- Là khi chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa/dịch vụ cho bên mua, không phân biệt là đã thu tiền hay chưa thu tiền.
- Xuất hóa đơn đầu ra tương ứng với từng lần giao hàng.
- Trường hợp hóa đơn điện tử thì thời điểm xuất hóa đơn đầu ra được tính là thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
- Với các dịch vụ điện nước, viễn thông, truyền hình, thời điểm xuất hóa đơn không quá 7 ngày kể từ ngày chốt số hoặc ngày quy định thanh toán trên hợp đồng.
- Với các dịch vụ kinh doanh bất động sản, thời điểm xuất hóa đơn được xác định là ngày thu tiền.
Như vậy, có thể thấy hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra đều có những vai trò nhất định trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Việc phân biệt hai loại hóa đơn này rất quan trọng sẽ giúp bạn có thể thực hiện đúng và quản lý chi tiêu, lợi nhuận tốt hơn.
Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn còn thực hiện quản lý hóa đơn đầu vào và đầu ra một cách thủ công. Điều này gây nên nhiều khó khăn và bất cập trong quá trình kiểm tra, đối chiếu và làm việc với cơ quan thuế. Do đó, việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này hiệu quả.
VNPT hiện đang cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT giúp mang đến nhiều lợi ích cho người dùng và doanh nghiệp như:
- Đảm bảo lưu trữ hóa đơn nhanh chóng, bảo mật, an toàn.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc in ấn, phát hành và quản lý hóa đơn.
- Thuận tiện trong việc hạch toán, đối soát dữ liệu.
- Hạn chế mất hoặc thất lạc hóa đơn, dễ dàng hơn khi làm việc với cơ quan thuế.
- Đơn giản hóa quy trình lập/xuất hóa đơn và quản lý, lưu trữ.
- Dữ liệu được lưu lâu dài lên tới 10 năm, đảm bảo sử dụng lâu dài và thuận tiện.
>> Có thể bạn quan tâm: Cách tải hóa đơn điện tử VNPT như thế nào? Hướng dẫn chi tiết cho người thực hiện lần đầu.
Dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice
Có thể thấy, dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT giúp mang đến nhiều tiện ích cho doanh nghiệp. Vì thế, nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ bạn có thể gọi đến hotline 1800 1260 để được hỗ trợ nhanh nhất.
Trên đây là những thông tin giúp bạn phân biệt hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào chi tiết nhất. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn.
