Làm sao tìm được văn phòng đáp ứng đủ số lượng nhân viên hiện tại cũng như chiến lược mở rộng trong tương lai, cách nào liên hệ và đàm phán với người có thẩm quyền tại tòa nhà để có những điều kiện thuê tốt nhất?… Vô vàn vấn đề phát sinh khi tìm thuê văn phòng, mà nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc am hiểu thị trường chuyên sâu thì chắc chắn việc bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức là điều bắt buộc. Vì vậy, 3 kinh nghiệm tìm thuê văn phòng nhanh chóng dưới đây đảm bảo giúp bạn tránh các lỗi sai kinh điển cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa.
Để dễ hiểu và giúp việc thực thi được suôn sẻ, sau đây là 3 bước cụ thể cùng những kinh nghiệm đi cùng:
Bước 1: Kinh nghiệm trước khi tìm thuê văn phòng
-
Phân biệt 2 loại văn phòng trên thị trường
Hiện trên thị trường có 2 loại văn phòng cho thuê cơ bản: Văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói. Bạn cần xác định mô hình doanh nghiệp của mình phù hợp với loại hình nào.
-
Thuê văn phòng truyền thống (trong các tòa nhà): Đây là hình thức thuê văn phòng phổ biến nhất vì giá thuê, thiết kế, diện tích và vị trí rất đa dạng.
-
Thuê văn phòng trọn gói: Tất cả trang thiết bị, tiện ích được trang bị sẵn, phù hợp cho những startups, doanh nghiệp vừa và nhỏ.
-
Cần liệt kê rõ các tiêu chí thuê văn phòng
Trên thực tế, hiện có rất nhiều doanh nghiệp chưa lập được yêu cầu thuê chi tiết, nhất là kế hoạch thuê từ 1 – 3 năm dựa trên ngân sách kinh doanh nên dẫn đến quá trình tìm kiếm bị trì trệ. Một yêu cầu thuê đầy đủ cần bao gồm các tiêu chí sau:
-
Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê
-
Đặc điểm văn phòng: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy
-
Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới
-
Các yêu cầu khác: Tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà, tăng giảm nhân sự trong tương lai, bổ sung, hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh
Bước 2: Kinh nghiệm khi thực hiện việc tìm thuê văn phòng
-
Nắm rõ 3 phương thức thuê văn phòng
1. Tự tìm kiếm và đàm phán thuê
2. Sử dụng một công ty dịch vụ chuyên nghiệp
3. Kết hợp cả hai
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều chọn phương án sử dụng Công ty tìm thuê văn phòng chuyên nghiệp. Bởi trên hết đây là dịch vụ hoàn toàn miễn phí, không phụ thu khoản tiền phát sinh nào, mà doanh nghiệp còn được các chuyên viên am hiểu sâu sắc thị trường tìm kiếm, phân tích tòa nhà chính xác và nhanh chóng nhất.
Đặc biệt, bạn sẽ nhận được trợ giúp rất tốt về mặt pháp lý vì thế mạnh của dịch vụ tư vấn còn thể hiện ở việc đàm phán với chủ tòa nhà để đem lại lợi ích cao nhất cho khách hàng.
Chính sự hỗ trợ đắc lực của đơn vị môi giới văn phòng, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí cũng như tránh mất thời gian trong việc lọc thông tin không chính xác.
-
7 lưu ý cần “khắc cốt ghi tâm” khi khảo sát thực tế tòa nhà
-
Diện tích sàn văn phòng không bao gồm những khu vực khác như hành lang, nhà vệ sinh, sảnh.
-
Giá thuê: Làm gì khi không thể đàm phán đơn giá thuê? Có nhiều tòa nhà ở vị thế rất khó để giảm giá sâu so với giá thuê hiện tại, vì điều này ảnh hưởng đến khung giá áp dụng cho các khách hàng đang thuê tại tòa nhà. Nên thay vì yêu cầu giảm đơn giá thuê, bạn có thể đề nghị: Miễn phí một vài tháng tiền thuê, miễn phí toàn bộ hoặc một phần chi phí đỗ xe, tăng thời gian làm việc trong ngày mà không phải trả phí làm ngoài giờ.
-
Phí ngoài giờ: Thông thường các tòa nhà cho phép làm việc đến 18h00, nếu công ty bạn tăng ca sau 18h00 hoặc làm thêm thứ 7, chủ nhật thì cần hỏi kỹ chi phí tăng thêm ra sao.
-
Phí quản lý: Cần nắm rõ giá thuê gộp đã bao gồm tiền điện, nước, internet, vệ sinh hay chưa và được tính như thế nào.
-
Điều hòa: Bạn có thể cân nhắc và ưu tiên những tòa nhà sử dụng điều hòa âm trần để đảm bảo sự ổn định.
-
Bãi đỗ xe: Đỗ dưới tầng hầm, tại sân tòa nhà hay gửi ngoài, gửi ngoài thì cách tòa nhà bao xa.
-
Hướng tòa nhà lý tưởng: Có thể ưu tiên hướng Đông, Nam, Bắc, hướng Tây sẽ nóng hơn nhưng được vượng khí phù trợ.
Bước 3: Kinh nghiệm khi ký kết hợp đồng
Là cơ sở để thanh toán chi phí thuê văn phòng, hợp đồng thuê chính xác sẽ bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm giữa bên thuê và cho thuê. Vậy nên, việc kiểm tra cẩn thận điều khoản là điều bắt buộc, đặc biệt cần lưu ý 4 mục sau đây:
-
Điều kiện gia hạn: Thời gian chờ làm nội thất văn phòng có được tính vào hợp đồng không
-
Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa nhà & các trang thiết bị sẽ do bên nào chịu trách nhiệm
-
Điều khoản chấm dứt hợp đồng nếu một trong hai kết thúc trước thời hạn
-
Mức tiền thuê tăng định kỳ (thường là không quá 10%/năm) đối với thuê tòa nhà truyền thống
90% khách thuê thường mắc 10 sai lầm kinh điển khi tìm thuê văn phòng
Rút được 10 lỗi sai cơ bản sau đây, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa các việc phát sinh ngoài ý muốn khi thuê và chuyển đến văn phòng mới:
1. Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể
2. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả
3. Không dự trù cho việc tăng nhân viên
4. Tiền thuê văn phòng liệu chỉ là một loại chi phí?
5. Không quan tâm đến nhu cầu và ý kiến nhân viên
6. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng
7. Trình tự đặt cọc thông thường
8. Không đo lại diện tích
9. Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn
10. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ
Với 3 kinh nghiệm được đúc kết từ quá trình của khách hàng đi trước, bạn sẽ tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức một cách đáng kể khi tìm thuê văn phòng. Ngoài ra, việc ưu tiên sử dụng dịch vụ môi giới văn phòng còn là phương pháp tối ưu nhất vì hoàn toàn không mất chi phí mà đem lại hiệu quả chính xác.
Maison Office là một trong những công ty dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp hàng đầu tại Hà Nội và TP.HCM. Với kinh nghiệm 10+ năm tư vấn và là đối tác của hơn 1.500 tòa nhà văn phòng hạng A-B-C, Maison Office sẽ giúp quý khách tiết kiệm thời gian tìm kiếm, lựa chọn và hỗ trợ đàm phán để thuê được văn phòng phù hợp nhất!
