Mình sẽ không đi vào lý thuyết Hội Thảo là gì? Hay vì sao phải có hội thảo? Cái này trên internet có nhiều rồi. Trung sẽ đi vào các cách triển khai tổ chức hội thảo như thế nào?
Chủ đề lần này chủ yếu mình sẽ tập trung chia sẻ các bạn quy trình để tổ chức sự kiện – hội thảo cơ bản nhất.
Mình sẽ không đi vào lý thuyết Hội Thảo là gì? Hay vì sao phải có hội thảo? Cái này trên internet có nhiều rồi. Trung sẽ đi vào các cách triển khai tổ chức hội thảo như thế nào?
Nếu một ngày khách hàng hoặc sếp của bạn giao một công việc mà trước giờ bạn chưa bao giờ làm. Ví dụ như:
– Client: Anh muốn tổ chức hội thảo/ convention để mời những chuyên gia về lĩnh vực tổ chức sự kiện bàn về cách vượt qua mùa Covid-19 trong ngành event.
Sếp giao tổ chức sự kiện mà không biết quy trình tổ chức như thế nào?
=> Ôi thôi! Chưa bao giờ tổ chức hội thảo, mà còn phải tổ chức sự kiện để mời những chuyên gia đầu ngành event bàn luận thì quả thật là khủng hoảng luôn.
– Agency: chị muốn tổ chức sự kiện hội thảo / convention ở đó chị mời các chuyên gia nước ngoài về Việt Nam để cùng tham vấn việc mở rộng mô hình kinh doanh Thương Mại Điện tử.
Lùng bùng lỗ tai, đau nhói trong tim. Khóc một dòng sông. Lần đầu triển khai công việc như này mà đã làm bự như vậy, bắt đầu như thế nào đây?
Nếu như chưa biết bắt đầu từ đâu, hi vọng bài này có thể giúp bạn có được một quy trình cơ bản để tổ chức sự kiện trong bài này là hội thảo
1. Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện hội thảo / convention:
Chúng ta, những người tổ chức sự kiện luôn phải đặt câu hỏi này đầu tiên cho người ra đề bài có thể là sếp của mình hoặc là bên phía khách hàng để tìm hiểu nhu cầu, mong muốn lớn lao nhất mà người ra đề bài đang khao khát đạt được.
Quy trình 1: luôn đặt câu hỏi về mục tiêu khi tổ chức sự kiện
Bạn càng đặt ra nhiều câu hỏi cho khách hàng hay sếp của bạn về mục tiêu, thì bạn càng dễ ra ý tưởng và triển khai công việc thuận lợi hơn.
Các câu hỏi mình nên có trong buổi “Phỏng Vấn” tìm ra mục tiêu của người ra đề bài như sau:
– Mục tiêu của anh/chị khi tổ chức sự kiện này là gì? Bán hàng, hay số lượng khách, hay quảng bá thương hiệu, hay cập nhật kiến thức….
– Key Performance Indicator (KPI) của anh chị qua sự kiện này là gì? Chỉ số Sales? Chỉ số bầu chọn, chỉ số đánh giá…
– Sau khi kết thúc hội thảo, anh/ chị mong muốn nhận được cái gì?
Quy trình tổ chức sự kiện – Luôn đặt câu hỏi về mục tiêu khi tổ chức hội thảo
=> Sau khi bạn lắng nghe tất cả các kỳ vọng của sếp hoặc Client của bạn. Bạn bắt đầu tường thuật lại những ý của họ vừa nêu, xem thử bạn có sai những chỗ nào không? Hay còn thiếu sót chỗ nào nữa không?
Lưu Ý: Bạn nên ghi âm lại cho chắc để lỡ như mình thiếu sót gì thì có thể mở nghe lại. Bạn càng hiểu sâu sắc mục đích, ý nghĩa, mục tiêu của khách hàng, thì bạn càng dễ thực thi hơn sau này.
2. Khách tham dự hội thảo:
Hội thảo thì luôn cần phải có thành phần khách tham dự. Mình cần phải biết rõ nhóm đối tượng khách hàng sẽ đến tham dự sự kiện là ai?
Quy Trình 2: Đối tượng tổ chức sự kiện hội thảo
Vô cùng quan trọng. Vì khi bạn làm artwork / hình ảnh cho event hay đề xuất vật liệu, thì nó cũng phải tương xứng với khách hàng của họ.
Ví dụ khách hàng của bạn là nhãn hàng cao cấp, khách đa phần là những thương gia. Thì khi bạn đưa ra thiết kế màu sắc chủ đạo thường có màu trung tính, tối giản (còn tùy vào màu của thương hiệu nữa).
Các chất liệu thường sản xuất cũng tương xứng thư mời dùng giấy mỹ thuật. Các quà tặng có thể là rượu…
Đặc biệt là bạn cũng cần phải biết số lượng khách đến sự kiện. Phần này có liên quan đến địa điểm tổ chức. Phần địa điểm mình sẽ nói ở mục bên dưới.
3. Ý tưởng chủ đạo/ Concept chính của chương trình:
Sau khi mình biết được mục tiêu và đối tượng của người ra đề bài, chúng ta sẽ tiếp tục đặt câu hỏi về ý tưởng chủ đạo/ concept cho chương trình.
Quy trình 3 – Ý tưởng tổ chức sự kiện
Tuy là một buổi hội thảo, nhưng sẽ có nhiều trường hợp sếp mình hoặc khách hàng muốn tổ chức theo một chủ đề nhất định ví dụ như:
– Người tham dự sẽ cảm nhận được về tương lai khi bước vào phòng sự kiện
– người tham dự sẽ được bước vào thế giới robot….
– Người tham dự sẽ cảm thấy mình như lạc vào Opera House Úc…
Quy trình 3 – Ý tưởng tổ chức sự kiện
Thường ý tưởng chủ đạo sẽ liên quan đến câu chuyện muốn truyền tải của Client hoặc sếp của bạn. Đôi khi là câu chuyện của thương hiệu. Nên bạn cẩn phải hiểu rõ vì sao họ lại chọn đề tài này mà không phải là đề tài khác
4. Ngân sách tổ chức sự kiện:
Phần này cực kì quan trọng, vì nó sẽ giúp bạn xác định được mức chi tiêu của mình trong quá trình tổ chức hội thảo, cụ thể:
Quy trình 4 – Ngân sách tổ chức sự kiện
- Chi phí thuê sảnh sự kiện
- Chi phí thực thi ý tưởng
- Chi phí thiết kế (nếu bạn không có designer)
- Chi phí sản xuất
- Chi phí hậu cần
- Chi phí thuê âm thanh ánh sáng
- Chi phí phát sinh
Và còn rất nhiều loại chi phí tủn mủn khác. Chính vì vậy, bạn phải bằng mọi cách để có được chi phí của khách hàng / sếp của bạn hiện có.
Nguồn: https://nguyenanhtrung.com/
