Quản lý thời gian là kỹ năng thiết yếu, nếu như bạn muốn hoàn thành công việc trong ngày một cách có trình tự, khoa học. Thời gian trôi qua rồi sẽ không lấy lại được, vậy nên hãy tiết kiệm và sử dụng quỹ thời gian của mình một cách hợp lý nhất. Dưới đây là những cách giúp bạn quản lý thời gian của mình hợp lý và hiệu quả hơn.
Lên kế hoạch cho mỗi ngày
Lên kế hoạch cho mỗi ngày vào mỗi buổi sáng hoặc mỗi buổi tối trước đó. Điều sẽ giúp bạn quản lý quỹ thời gian mà mình đang có. Quản lý thời gian bao gồm liệt kê ra những gì mình cần làm trong ngày, cũng như những gì cần ưu tiên hoàn thành trước và chọn thời gian để hoàn thành nó. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả như mong muốn, bạn phải làm theo sát sao kế hoạch của mình.
Giới hạn thời gian cho từng công việc
Nên làm rõ với bản thân rằng mình sẽ hoàn thành việc X vào lúc 10am, việc Y vào lúc 3pm, và việc Z vào lúc 5:30pm. Thực hiện điều này, bạn sẽ không để một công việc kéo dài quá lâu và chiếm mất thời gian dành cho những việc khác.
Sử dụng lịch
Có một cuốn lịch là một trong những bước quan trọng nhất để quản lý các hoạt động trong ngày của bạn. Bạn có thể dùng lịch giấy, hoặc tận dụng các phần mềm lịch online như Google Calendar hay Outlook. Các phần mềm này có tính năng đồng bộ hoá giữa các thiết bị khác nhau, cho phép bạn dễ dàng xem và chỉnh sửa kế hoạch trong ngày của mình bất kì lúc nào.
Sử dụng nhật kí quản lý thời gian (organizer)
Những cuốn nhật kí chuyên dụng này sẽ giúp bạn liệt kê các công việc cần làm, các deadlines, dự án và những thông tin khác. Đây là công cụ không thể thiếu nếu bạn muốn trở thành “chuyên gia quản lý thời gian”.
Sử dụng nhật kí là một cách quản lí thời gian đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả.
Ghi nhớ các deadlines
Để quản lý thời gian, bạn cần ghi nhớ các deadlines của mình. Hạn chót bạn cần phải hoàn tất công việc là khi nào? Ghi chú lại tất cả ngày deadline vào lịch hoặc vào sổ nhật ký của mình để tránh nhầm lẫn sai sót.
Học cách từ chối
Quản lý thời gian hợp lý chính là đừng ôm quá nhiều việc khi bạn không thể hoàn thành được chúng. Bạn sẽ bị xao lãng khỏi mục tiêu chính của mình khi có quá nhiều việc. Hãy học cách nói không với những thứ không quan trọng để tiết kiệm thời gian của mình.
Tập thói quen đến sớm
Khi bạn muốn đến một sự kiện đúng giờ, kết quả là bạn sẽ có mặt đúng giờ hoặc đến trễ. Hầu hết thời gian bạn sẽ đến trễ. Để quản lý thời gian hiệu quả bạn cần tập cho mình thói quen đến sớm. Bạn sẽ luôn luôn có mặt đúng giờ. Đối với các sự kiện hoặc các cuộc họp, đến sớm 15 phút. Đối với bài vở hoặc công việc, cố gắng hoàn thành sớm hơn hạn chót.
Cài đặt chế độ nhắc nhở
Hầu hết các phần mềm lịch đều có chức năng nhắc nhở để giúp bạn quản lý thời gian. Nếu bạn có một cuộc hẹn hoặc một deadline quan trọng, tốt nhất nên cài đặt chế độ nhắc nhở trước một tháng, một ngày hoặc vài tiếng.
Tập trung
Khoa học đã chứng minh rằng làm nhiều việc cùng một lúc (multitask) không khiến bạn hiệu quả hơn mà ngược lại, nó làm giảm chất lượng công việc của bạn. Tập trung vào hoàn tất một việc một lần. Đóng tất cả các ứng dụng hoặc trang web bạn không cần sử dụng. Năng suất làm việc của bạn sẽ cao hơn nhiều nếu bạn chỉ tập trung vào một việc duy nhất.
Ngăn ngừa xao nhãng
Điều gì đang làm bạn mất tập trung? Chuông điện thoại? Tin nhắn Facebook? Tiếng ồn? Tắt điện thoại khi bạn làm việc hoặc học bài. Sử dụng phần mềm khoá các trang web mạng xã hội như Cold Turkey. Tìm nơi yên tĩnh để học bài. Một trong những cách tốt nhất để tăng hiệu suất làm việc là ngăn ngừa các xao nhãng xung quanh bạn.
Theo dõi sát sao thời gian làm việc
Sử dụng các phần mềm đếm thời gian (countdown timer) để theo dõi lượng thời gian đã tiêu. Bạn có thể đặt mốc thời gian 1 tiếng hoặc 30 phút. Đây là một cách hiệu quả để kiểm soát lượng công việc và thời gian bạn tiêu trong ngày.
Ưu tiên hoá công việc
Có những công việc cần được hoàn thành ngày hôm nay. Có những công việc có thể hoàn thành vào ngày mai hoặc tuần sau. Có những công việc bạn có thể giao lại cho người khác. Và có những công việc bạn không cần phải hoàn thành vì chúng chỉ làm mất thời gian của mình mà thôi. Hãy học cách quản lý thời gian bằng việc ưu tiên những công việc quan trọng mỗi ngày.
Gộp các công việc tương tự nhau thành một nhóm
Bạn có thể gộp các công việc liên quan đến một môn học lại với nhau. Hoặc bạn cũng có thể gộp các công việc cần viết lại thành một nhóm, các công việc cần tính toán thành một nhóm, và các công việc cần đọc hoặc nghiên cứu thành một nhóm, tuỳ vào trường hợp của bạn. Đây là một cách hiệu quả để sắp xếp các công việc trong ngày.
Cho mình thời gian nghỉ ngơi
Quản lý thời gian hợp lý không những là phải cố gắng hoàn thành công việc đúng hẹn mà còn phải có thời gian để nghỉ ngơi. Đừng dồn ép quá nhiều công việc vào một ngày. Hãy cho bạn một khoảng thời gian nghỉ ngơi hoặc chuyển tiếp giữa hai công việc khác nhau.
Nguồn: LifeHacker
