Erp là gì mà lại trở nên đa dạng trong giới công ty như vậy? Chỉ trong một vài năm trở lại đây, Erp đã trở thành một vai trò không thể thiếu được trong quá trình phát triển của các business, công ty tại VN. Chúng tôi sẽ giải mã tường tận mọi tuyệt chiêu liên quan đến Erp trong bài viết này.
1. ERP là gì?
ERP là một thuật ngữ được viết tắt từ Enterprise Resource Planning có nghĩa là nền tảng hoạch định nguồn lực cho công ty/ cty. không những thế, đây chỉ là một khái niệm chung chung, vẫn còn nhiều mơ hồ.
Erp được sử dụng cho cty nhưng cho đến nay ko phải business nào cũng sử dụng hết theo hoạch định của nó, có những tổ chức chỉ sử dụng 1 – 2 module nên chưa chặt chẽ.
2. Ý nghĩa của ERP
a) E: Enterprise (Doanh nghiệp)
Enterprise (E) chính là một trong những điểm đến cuối cùng của ERP. mục đích cuối cùng của hệ thống này chính là nỗ lực tích hợp tổng các phòng ban, các chức năng của một business thành một nền móng máy tính thông minh, hệ thống này phải là duy nhất để đáp ứng các nhu cầu trái lại nhu cầu quản lý của các phòng ban.
Để làm được điều này vô cùng chông gai, những bộ phận khác nhau thường chỉ like tự có một nền tảng riêng để quản lý. Thêm sự phức tạp trong công việc của từng bộ phận: bộ phận kế toán, hành chính nhân viên, bộ phận kho, bộ phận QC, QA… Dù có khó khăn, nhưng ERP vẫn giải quyết được yêu cầu chung, là kết hợp hết những bộ phận, những hệ thống riêng lẻ thành một phần mềm được tích hợp đủ tính năng phục vụ các bộ phận trong công ty. Bằng việc chạy trên cơ sở dữ liệu xây dựng đặc biệt có thể dễ dàng share, dễ dàng tương tác với nhau.
Nếu biết sử dụng thì ERP sẽ mang rất nhiều lợi ích, giúp giảm đi nhiều giai đoạn làm việc phiền toái của từng bộ phận.
Ví dụ như trong khâu nhận các đơn hàng. Bình thường, mỗi khi khách hàng đặt đơn thì sẽ phải trải qua một quá trình dài từ: tiếp nhận thông tin, lưu trữ, xử lý, chờ xét duyệt, chờ quyết toán, chờ quyết định, chờ kế toán… vì những thủ tục lằng nhằng và phức tạp giống như vậy sẽ rất dễ kéo đến hiện trạng bị thất hẹn với khách hàng. Để xử lý trạng thái này, ERP đã hoàn toàn bác bỏ nền tảng đơn lẻ thuộc các bộ phận để thay thế vào đó là một software có thể hợp nhất, all các bộ phận được kết nối với nhau trong cùng thời điểm nhận đơn hàng. Với ERP sẽ đảm bảo sự linh động trong mọi business.
b) R: Resource (Tài nguyên)
Resource được hiểu là nguồn lực, bao gồm nhân công, tài chính, công nghệ, tuy nhiên trong ERP nó được hiểu là tài nguyên. Trong ngành nghề công nghệ thông tin tài nguyên là các phần cứng, phần mềm, nền móng dữ liệu. Trong đó tài nguyên trong ERP là quản trị công ty, biến nó thành nguồn lực thành tài nguyên. Nghĩa là:
ERP phải làm thế nào để các bộ phận đều có thể khai thác được nguồn lực cho việc phục vụ công ty
ERP phải xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực cho các bộ phận để tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng.
ERP phải đảm bảo tạo ra được quy trình hiệu quả nhất khi các bộ phận khai thác
ERP bằng mọi bí quyết phải cập nhật được thông tin cũng như tình trạng của công ty kịp thời và hiệu quả.
muốn tạo ra sự khác biệt, tạo ra sự thay đổi thì các công ty phải có sự cộng tác cùng đồng lòng để vượt qua được thời kỳ “chuẩn hóa dữ liệu”. Đây là giai đoạn quyết định quá trình thành công hoặc thất bại của tổng hệ thống ERP. Và đây cũng là quá trình chiếm nhiều thời gian và chi phí nhất của nền tảng ERP
c) P: Planning (Hoạch định)
Trong kinh doanh, khái niệm planning rất quen thuộc vì nó được sử dụng mỗi ngày. Nên điều cần thiết nhất chính là trong nền móng ERP Planning sẽ support business như thế nào.
Trong ERP, Planning chính là tính toàn các khả năng tính toán những phát sinh sẽ xảy ra trong quá trình điều hành các hoạt động kinh doanh của một business. ERP còn support công ty bằng kế hoạch được vạch trước để phục vụ cho hoạt động kinh doanh trong tương lai.
3. Một hệ thống ERP cần phải có những gì?
Được thiết kế từng phần: ERP phải được thiết kế theo từng module rieeng. Mỗi một module đó sẽ chịu trách nhiệm một nghiệp vụ.
Có tính liên kết: Việc tích hợp các module rất hữu dụng vì nó cho phép đưa lại nhiều thông tin giữa các phòng ban với nhau, điều này có ích trong quá trình xử lý data lại nhiều vị trí.
Có khả năng quản trị: nền móng ERP cho phép người dùng phân tích quản trị dựa trên cost center (trung tâm chi phí)/ dimension (chiều phân tích). Từ những phân tích đó để đánh giá hiệu năng kinh doanh.
Tính mở: Đặc tính này được đánh giá thông qua tham số trong quy trình nghiệp vụ. Tính mở còn phụ thuộc vào tình hình thực tế về thiết lập các thông số thích nghi. Qua những thông số này, người quản lý xây dựng quy trình mới trong business.
4. Cần bao lâu để triển khai ERP?
Để khai triển ERP, bạn còn phải thay đổi từ các hoạt động của công ty, thay đổi cả phương thức đang vận hành. toàn bộ những điều này có tác động rất lớn đến business nên thời gian triển khai ERP sẽ mất khá nhiều thời gian. Nếu là trước kia có thể tính bằng năm, nhưng bây giờ có sự support của internet nên đã giảm tối đa thời gian xuống chỉ được tính bằng tuần.
Đối với những công ty đang hoạt động ổn định, và có năng suất tốt hơn all những đối thủ khác thì tất nhiên không việc gì họ phải quan tâm đến giải pháp ERP.
ERP mang lại nhiều quyền lợi cho công ty, không những thế đây không được xem là giải pháp cách thức mạng hóa kinh doanh, ERP chỉ tụ họp vào tăng trưởng, cải thiện phương pháp làm việc trong nội bộ với khách hàng, hay từ nhà cung cấp đến với các partners. ERP để có hiệu quả buộc người sử dụng phải có sự kiên trì. Thường các doanh nghiệp mất khoảng 8 – 12 tháng để thấy được hiệu quả thực sự của ERP.
